関係人口会議～ツッコミつづける秋田県～｜オンライン配信

イベント概要

今回のイベントの開催概要は以下のようになっております。

○日　時：2021年7月3日(土)　15:00～17:00(開場14:30）
15:00 – 15:10　趣旨説明
15:10 – 16:10　5受け入れ団体によるプレゼンテーション
16:10 – 16:15　休憩
16:15 – 16:30　5地区の「うめもの」紹介
16:30 – 16:55　グループに分かれて交流
17:00　   　　　閉会

○参加対象：秋田県外にお住まいの方
○会　場：オンライン（ZOOM）
○参加費：無料
○定　員：30名
※参加者多数の場合は事務局で選考

今回の配信イベントは、前半は会場から参加者に向けて一方通行での配信。後半は参加者と各団体がZoom上で交流を行う交流会を組みました。

そのため今回は

①メイン配信会場
②グループごとに分かれて交流する個別ブース×5か所

以上の準備が必要となりました。

配信準備

配信準備｜メイン配信会場

今回は進行の中に”5団体によるプレゼンテーション”があります。

言葉だけではなく写真や資料を見せながら、参加者に自分たちの活動をプレゼンテーションしていただくために、司会のキャミソウルブラザーズのお二人と各団体の間にモニターを設置しました。

また、配信画面に映っている自分たちがどのように見えるのか確認できるよう、メイン配信会場の反対側にはZoomの配信画面を映し出すスクリーンも準備しました。そのため画面に見切れてしまう事や、何か資料を見せているときに画面とトークが合っているかなどを自分達でもチェックできるようになりました。

カメラはメイン配信ブースの正面に固定カメラと、スタッフが操作するフリーカメラの2台体制で行いました。

上の写真に写っているテーブル席。これが今回の配信ブースです。

Zoomオペレータのパソコンには2台のカメラが映している映像と、配信に差し込む画像※が並んでいます。進行に合わせて配信画面を切り替えたり、配信音声の音量は適正か？などを随時チェックして音量調節したりしています。

（※注意事項や解説図を見せたり、団体が切り替わるときに準備場面が見えないように見出し画面を入れたり、合間合間に差し込みます。）

配信準備｜個別ブース

進行の後半に各地域と参加者が交流を深める、グループ交流の時間があります。

それぞれの会場には、

・モニター
・PC
・モバイルWi－Fi
・Webカメラ
・会議用マイクスピーカー
・照明

といった機材を準備し、それぞれのブースが参加者と会話が出来る環境を作りました。

配信準備｜事前ミーティング

配信当日、出演者・関係者が勢ぞろいしたところで全体ミーティングを行いました。
（皆さんかなり真剣な表情ですね。）

ミーティングでは主催者からの説明の後、私たち運営スタッフより様々な説明をします。

・メイン配信会場の説明
→モニターに映し出す資料の操作方法
→お話をしていただく位置
・個別配信会場の説明
・進行中の待機場所

・・・などなど、沢山の連絡事項と注意事項をお伝えします。配信を正確かつスムーズに行うために大事な場面なんです。

配信本番

配信本番｜入室管理～ブレイクアウトルーム振り分け作業

配信の準備が整い次第、参加者の皆さんをZoom会場に（Web上で）ご案内します。
イベントにもよりますが、今回は運営スタッフ側で入室管理を行いました。入室管理は参加者名簿とアカウント名を照らし合わせて入室の許可を出しますが、名簿とアカウント名が違う方もちらほら…。入室管理担当者は、入室リクエストを承認しつつ、そういった方々とチャットでやり取りをして参加者を把握し管理していきます。

定刻どおり配信はスタート！入室管理スタッフも一仕事を終え・・・ていません。全くプレゼンを見ていません。一生懸命何をしているのでしょうか？
過去何度もオンラインイベントを行っておりますが、どうしても必ず発生してしまうのが”途中入室”と”途中退室”。
定刻に間に合わず途中から視聴する、視聴していたが電波が途切れてしまって退室してしまい再度入室したい。これ、結構多いんです。

そしてこの時スタッフはもう一つの大事な作業中。（写真を撮られていることに気付かず）
それは、”ブレイクアウトルームの仕分け作業”です。

【Zoom豆知識】ブレイクアウトルームとは？
ブレイクアウトルームとは、開催しているZoomミーティングにおいて、参加者を少人数のグループに分けてミーティングを行える機能です。

今回のイベントでは、この機能を利用して参加者と各団体との交流を行います。そう、グループ交流の時のメンバーを各団体ごとに振り分けているんです。
メンバーの振り分け方は主催者側から指定されていますが、”途中退室”があると人数に差が出てしまいます。この日も”途中退室”と”欠席”があり、何度も主催者とやり取りをしてメンバーを振り分け直していました…。

Zoomイベントに参加する皆さん…途中退室が事前に分かる場合は予めお知らせいただけるとありがたいです。。。
（by入室管理スタッフ 心の声）

配信本番｜5地区の「うめもの」紹介

5団体のプレゼンテーションの後は、それぞれの地区の”うめもの”を紹介するコーナーがスタート！

準備段階でテーブルを置く位置、団体ごとに置いてもらう箇所などを全て決定し、コーナーの前にそれぞれの団体の皆さんにご準備いただきました。
食器・グラスなどの演出上必要となる備品も、運営側で準備が可能です。

配信本番｜グループ交流

プレゼン大会、うめもの紹介の後はいよいよグループ交流です。各団体がそれぞれの会場に付き、準備が出来たところで交流スタートです！
今回はメンバーを変えて2回交流を行いました。（1回目の交流が終わった後に入室管理スタッフは再びブレイクアウトルームの仕分け作業が待っています。）

配信本番｜コロナ感染症対策

2時間におよぶオンラインイベントも大詰め。各団体代表者が最後に集合し、フィナーレを迎えました。今まで皆さんにたくさんの写真と共に当日の配信の様子を見ていただきましたが、お気づきでしたでしょうか？
出演者の皆さんは全員、マウスガードを着用の上イベントを進行していました。

”オンラインイベント”と言えども、配信会場には関係者が多数集まりますので

・出演者、関係者全員の検温、手指消毒の徹底
・出演者は透明なマウスガードを着用
・出演者以外の関係者はマスクを着用
・出演者同士の密集を防ぐために、各団体ごとに散らばって待機
・会場の換気

などの感染拡大防止策を講じた上でイベントを開催しました。
こういった感染対策の準備もプロデュース・プロのオンライン配信チームがサポートいたします。

コロナ禍で多くのイベントが制限されている一方で、オンラインでのイベント実施はますます増えています。
「どうやって進めていいか分からない」「話を聞いてみたい」と思った方はぜひ、プロデュース・プロへお問合せくださいませ。